伊日·菲利普 商業訊息： 目前市場上的小型企業管理系統供應範圍非常廣泛。同時，選擇正確的軟體是一個非常重要的決定。畢竟，您不想在幾週內發現自己做出了不合適的選擇，切換到另一個應用程式並從頭開始培訓整個團隊。那麼，您如何駕馭擁擠的市場並選擇能夠與您一起成長同時跟上最新趨勢的軟體呢？
請參閱我們關於如何為您的業務選擇最佳系統以及資訊軟體應滿足哪些要求的提示。
為什麼要使用小型企業管理系統？
企業應該使用企業軟體的原因有很多。不僅是大公司，在整個公司和所有團隊中維護組織是理所當然的。而且對於小公司來說，這樣的業務管理工具可以成為改善公司流程的強大工具。 從長遠來看，這會提高公司的競爭力和成功.
也許您的公司已經使用了一些工具...一個用於開立發票，一個用於通信，您在 Excel 中管理現金流，在另一個 Excel 中您有客戶列表、日曆、報表以及紙質的其餘部分。如果您覺得這個解決方案有點混亂，那麼請尋找一個更全面的系統，可以在一個地方滿足您的大部分業務管理需求。
即使是小公司也應該實施公司管理制度的主要原因：
- 提高效率和生產力： 有效的 企業資訊系統 實現流程自動化，減少手動資料輸入或複製過程中的錯誤，並節省大量時間。這可以提高員工的效率和生產力，並提高公司績效。
- 更好的時間管理： 業務管理系統可以更輕鬆地規劃和組織時間、任務和項目，讓員工更專注於工作並減輕壓力。
- 更有效率的資訊共享和管理：管理資訊系統有助於管理資料和訊息，並使不同部門和員工之間更好地存取和共享資料。這可以改善員工之間的協作，而且您可以將所有重要文件集中在一個地方，這意味著不再需要瘋狂地搜尋文件。
- 更準確、更快速的決策： 公司的管理系統提供有關公司專案和活動狀態的即時訊息，從而實現更快、更明智的決策。
- 降低成本：小型企業的資訊系統可以更好地規劃和控制收入和支出，並有助於確定可以降低成本的領域。
在公司管理系統中需要尋找哪些功能？
自動化
業務管理系統應允許重複流程或簡單活動的自動化，以最大限度地減少重複任務上的錯誤和時間浪費。自動化可以 例如，包括定期發票、付款提醒、自動電子郵件發送、報告生成 或從範本建立任務或項目。這樣可以減輕員工的負擔，減少錯誤，提高工作效率。
雲端資料儲存
使用雲端資料儲存可以讓公司內部的資料共享更加簡單、安全，一切都清晰在一處。它還允許隨時隨地存取數據，從而提高工作效率並實現資訊的快速交換。例如，雲端資料儲存也將受到團隊成員在家庭辦公室工作的所有公司的青睞。
工作管理
業務管理軟體應該能夠輕鬆追蹤和管理任務及其截止日期。例如，這可能包括安排和分配任務、追蹤任務完成狀態以及提醒您待處理的任務。得益於此，團隊成員可以 更有效地分配工作、監控工作量並按時完成所有分配的任務.
專案管理
公司的管理系統應能實現有效的專案管理，包括專案進度的規劃、協調和監控。例如，這包括預算規劃、專案的效率和盈利能力。這樣的系統可以讓公司更好地管理其專案並取得更好的成果和利潤。
理想情況下，所選工具應提供多種專案圖形表示選項，例如看板、甘特圖或表格概述，以清楚地視覺化專案、預算、任務分配、狀態和進度。
CRM
商業軟體也應包括客戶關係管理（CRM）工具。這使公司能夠更有效地與客戶溝通並更好地管理他們的需求。
如果系統允許您在單一業務管理平台內將 CRM 與其他流程（例如專案管理、發票、合約管理或現金流量規劃）結合起來，您就可以從 360° 的角度了解您的客戶。
員工工作量管理
員工工作量管理功能將幫助您更有效地在各個團隊成員之間分配工作，從而實現最佳工作量。公司資訊系統應能對時間和任務進行規劃，公平分配時間和任務，並根據員工的能力和工作績效分配適當的負荷。同時，應該 系統能夠監控負載 如有必要，提供合適的解決方案，例如重新分配任務或增加給定團隊中的員工數量。它 將提高生產力和員工滿意度，這有助於公司的長期成功。
為小型企業選擇最佳軟體的技巧
選擇小型企業軟體時，確定您的需求並考慮您的預算非常重要。
還要考慮軟體的實施和使用的難易度、與其他系統和軟體整合的能力、行動應用程式以及功能的複雜性。
1. 確定您的需求：
在開始尋找合適的軟體之前，請考慮管理業務需要哪些功能和特性。
請記住，某些軟體為某些行業提供專門的功能，而有些軟體則是通用的，可以適應不同行業的需求。
2.軟體安裝使用方便：
考慮一下您在企業中實施新軟體的速度有多快以及使用起來有多容易。
尋找具有直覺式介面和易於設定的軟體可以節省時間並最大限度地減少員工培訓。理想情況下，該軟體具有在線教程和培訓視頻，可以幫助您進行培訓，或者提供諮詢，您可以就公司中的系統實施進行諮詢。
3、具備財務管理功能的解決方案：
具有財務管理功能的更先進的軟體解決方案可以幫助小型企業追蹤和管理財務運營。這將為您提供當前和不久的將來的收入和支出或預算履行情況的概覽。您可以預測未來幾個月現金流的發展、專案的獲利能力以及公司不必要的資金流失的弱點。
4. 與其他系統和軟體整合的可能性：
考慮您使用的其他軟體以及新軟體是否相容並且可以輕鬆地與其他系統整合。因此，可存取的可程式介面 (API) 是關鍵。 Make 也是一個流行的整合平台，可實現高級整合和自動化。
尋找具有資料匯入和匯出功能的軟體可以使您的工作更輕鬆並最大限度地減少手動資料輸入。
5. 考慮您的預算：
選擇軟體時，請考慮您的預算，並嘗試找到滿足您的需求且適合您的企業負擔得起的解決方案。
比較報價時要小心，並考慮附加功能是否值得更高的價格。免費試用版應該是理所當然的事。
6. 行動應用程式包括：
行動版業務管理系統的可用性使您和您的員工隨時隨地保持聯繫並做出回應，無論當前位置和裝置如何。在管理混合和遠端團隊及活動時，這一點尤其重要。
請記住，行動應用程式應該易於使用並且可在不同的作業系統上使用。
7. 全面的報表功能：
具有全面報告功能的軟體解決方案可以幫助小型企業監控和分析您的業務績效，監控您的活動、專案和行銷活動的有效性，以便您能夠靈活應對新出現的情況。
理想情況下，您公司的軟體 將為您的財務表現提供寶貴的見解、專案和任務的進度、員工的能力和利用率等等。此外，高級解決方案可讓您建立自己的圖形報告並設定資料聚合和排序的各種標準。
8、組件通訊功能：
尋找具有聊天工具或文件共享等通訊功能的軟體可以幫助企業有效管理內部通訊。
此外，尋找可以與視訊通話等其他通訊工具整合的軟體有助於輕鬆的團隊協作。
已經選擇了？
作為小企業主，我們有很多事情要處理，而且將所有事情整合在一起通常並不容易。用於管理業務的正確軟體解決方案可以為您帶來比競爭對手更大的優勢。您將突然得到一個概覽 - 訂單和任務及其截止日期、客戶以及與他們的溝通、現金流以及各個團隊成員的工作量。您將節省大量時間花在低附加價值的重複性任務上。相反，您可以將精力集中在推動業務發展的創新和解決方案上。
作者：Caflou - 中小企業多合一管理系統
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